Vì sao vai trò kế toán trưởng ngày càng quan trọng?
Trong bối cảnh kinh tế biến động và chi phí vận hành ngày càng gia tăng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) không chỉ cần tăng doanh thu mà còn phải kiểm soát hiệu quả tài chính để duy trì hoạt động ổn định. Đây cũng là lý do vị trí kế toán trưởng ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Nhiều người khi nhắc đến kế toán trưởng thường nghĩ ngay đến báo cáo tài chính, thuế hay những con số khô khan. Nhưng thực tế, đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán trưởng lại là vị trí “gánh” rất nhiều việc phía sau vận hành doanh nghiệp.
Ở các công ty lớn, mỗi bộ phận sẽ có người phụ trách riêng: tài chính, kiểm soát nội bộ, ngân sách, thuế, quản trị rủi ro… Còn tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, rất nhiều việc cuối cùng lại dồn về phòng kế toán, và người chịu trách nhiệm lớn nhất thường là kế toán trưởng.
Có những giai đoạn doanh nghiệp bán hàng rất tốt nhưng dòng tiền vẫn thiếu. Có công ty doanh thu tăng liên tục nhưng cuối năm gần như không còn lợi nhuận. Cũng có nơi chỉ vì sai sót trong hồ sơ thuế mà phải mất rất nhiều thời gian giải trình với cơ quan chức năng. Những lúc như vậy mới thấy vai trò của kế toán trưởng quan trọng đến mức nào.
Người hiểu rõ “sức khỏe” doanh nghiệp nhất
Thật ra, người nhìn thấy tình hình thực tế của doanh nghiệp rõ nhất nhiều khi không phải giám đốc mà là kế toán trưởng.
Thông qua dòng tiền, công nợ, chi phí, tồn kho hay lợi nhuận, kế toán trưởng gần như có thể biết doanh nghiệp đang ổn định hay bắt đầu có dấu hiệu rủi ro. Chỉ cần nhìn vào báo cáo vài tháng liên tiếp, họ thường sẽ nhận ra vấn đề sớm hơn những bộ phận khác.
Ví dụ, doanh số tăng chưa chắc đã là tín hiệu tốt nếu khách hàng nợ quá lâu và dòng tiền không quay về. Ngược lại, có những doanh nghiệp lợi nhuận không quá cao nhưng quản lý dòng tiền tốt thì vẫn vận hành rất ổn định.
Ở doanh nghiệp nhỏ, chuyện thiếu dòng tiền xảy ra khá thường xuyên. Có tháng phải xoay tiền trả lương, thanh toán nhà cung cấp hoặc cân đối ngân hàng liên tục. Khi đó, kế toán trưởng không chỉ làm báo cáo mà còn phải tính toán rất kỹ xem khoản nào cần ưu tiên trước để doanh nghiệp không bị “đứt dòng tiền”.
Không chỉ ghi nhận chi phí mà còn phải kiểm soát chi phí
Nhiều người nghĩ kế toán chỉ ghi nhận số liệu đã phát sinh. Nhưng thực tế, nếu kế toán trưởng làm tốt, họ có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều tiền.
Ở các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại, chỉ cần hao hụt nguyên vật liệu tăng vài phần trăm, chi phí vận hành đội lên ngay. Hoặc đôi khi có những khoản chi tồn tại quá lâu vì “từ trước tới giờ vẫn vậy” mà không ai rà soát lại.
Kế toán trưởng là người có thể nhìn ra những điểm chưa hợp lý đó thông qua số liệu hàng tháng.
Có những doanh nghiệp doanh thu tăng nhưng lợi nhuận gần như không đổi vì chi phí tăng nhanh hơn tốc độ bán hàng. Nếu không có người kiểm soát, chủ doanh nghiệp thường rất khó nhận ra vấn đề ngay lập tức vì họ còn tập trung vào khách hàng, sản xuất và vận hành.
Nói thực tế hơn, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tồn tại được không hẳn vì bán quá giỏi, mà vì họ kiểm soát chi phí tốt hơn đối thủ.
Áp lực lớn nhất không nằm ở con số
Người ngoài nhìn vào thường nghĩ kế toán trưởng áp lực vì số liệu. Nhưng thực tế, áp lực lớn hơn lại nằm ở trách nhiệm.
Ở SMEs, kế toán trưởng thường là người trực tiếp làm việc với:
- Cơ quan thuế,
- Ngân hàng,
- Kiểm toán,
- Bảo hiểm,
- Ban giám đốc,
- Thậm chí cả nhà cung cấp và khách hàng.
Có những việc không nằm trong mô tả công việc nhưng cuối cùng phòng kế toán vẫn phải xử lý vì liên quan đến tiền hoặc hồ sơ pháp lý.
Chỉ cần một sai sót nhỏ trong kê khai thuế, hóa đơn hoặc hồ sơ tài chính cũng có thể dẫn đến việc giải trình rất nhiều. Vì vậy, người làm kế toán trưởng lâu năm thường có thói quen cẩn thận và kiểm soát rủi ro khá cao.
Đặc biệt ở doanh nghiệp nhỏ, nhiều quy trình chưa hoàn thiện nên kế toán trưởng còn phải tự xây dựng cách quản lý phù hợp để hạn chế sai sót phát sinh.
Là người “phanh” doanh nghiệp lại khi cần thiết
Một điều khá thú vị là trong nhiều doanh nghiệp, kế toán trưởng thường là người phải nói những điều mà không ai muốn nghe.
Ví dụ:
- Kế hoạch đầu tư này chưa phù hợp,
- Dòng tiền hiện tại chưa đủ an toàn,
- Chi phí đang vượt ngân sách,
- Công nợ khách hàng đang tăng quá nhanh,
- Hoặc doanh nghiệp chưa nên mở rộng thêm.
Ở góc độ vận hành, ai cũng muốn tăng trưởng nhanh. Nhưng từ góc độ tài chính, kế toán trưởng phải nhìn vào khả năng chịu đựng thực tế của doanh nghiệp.
Có những quyết định nếu chỉ nhìn doanh thu sẽ thấy rất hấp dẫn, nhưng khi phân tích dòng tiền hoặc tỷ suất lợi nhuận thì rủi ro lại khá cao.
Vì vậy, một kế toán trưởng có kinh nghiệm không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận quá khứ mà còn giúp tránh được những quyết định quá cảm tính.
Doanh nghiệp càng phát triển càng cần hệ thống tài chính rõ ràng
Lúc công ty còn nhỏ, nhiều chủ doanh nghiệp thường quản lý theo kinh nghiệm. Nhưng khi quy mô lớn hơn, cách làm đó bắt đầu xuất hiện nhiều vấn đề:
- Chi phí khó kiểm soát,
- Công nợ chồng chéo,
- Tồn kho lệch số liệu,
- Thanh toán thiếu quy trình,
- Hoặc phụ thuộc quá nhiều vào một vài cá nhân.
Đây cũng là lúc vai trò của kế toán trưởng trở nên rõ ràng hơn.
Một kế toán trưởng giỏi thường không chỉ làm nghiệp vụ mà còn xây dựng hệ thống quản lý:
- Quy trình thanh toán,
- Kiểm soát chứng từ,
- Quản lý ngân sách,
- Theo dõi công nợ,
- Kiểm soát tồn kho,
- Phân quyền trách nhiệm tài chính.
Khi hệ thống rõ ràng, doanh nghiệp vận hành ổn định hơn và cũng giảm rất nhiều rủi ro thất thoát nội bộ.
Kết luận
Ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán trưởng không đơn thuần là người làm báo cáo tài chính. Đây là vị trí vừa phải kiểm soát số liệu, vừa quản lý rủi ro, vừa hỗ trợ ban lãnh đạo trong các quyết định quan trọng liên quan đến tài chính và vận hành.
Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ thực sự thấy vai trò của kế toán trưởng khi công ty bắt đầu phát triển nhanh hoặc gặp vấn đề về dòng tiền, thuế và quản lý chi phí.
Một doanh nghiệp có thể bán hàng tốt trong ngắn hạn, nhưng muốn đi đường dài thì gần như chắc chắn phải có hệ thống tài chính ổn định. Và người góp phần giữ cho hệ thống đó vận hành an toàn thường chính là kế toán trưởng.