Việc nộp Báo cáo tài chính (BCTC) năm 2025 có một thay đổi quan trọng mà kế toán cần đặc biệt lưu ý: BCTC không còn nộp riêng như trước mà phải nộp cùng Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu số 03/TNDN (TT80/2021) trên cổng Dịch vụ công quốc gia Việt Nam (https://dichvucong.gdt.gov.vn)
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, kèm các lưu ý quan trọng và cách tránh lỗi thường gặp khi nộp BCTC.
I. Quy định mới về nộp Báo cáo tài chính năm 2025 kế toán cần biết
1. Không nộp Báo cáo tài chính riêng như các năm trước
Trước đây, kế toán có thể nộp:
Báo cáo tài chính riêng
Quyết toán thuế TNDN riêng
Tuy nhiên, hiện nay hệ thống Thuế yêu cầu:
👉 BCTC phải nộp cùng với tờ khai Quyết toán thuế TNDN
Nếu nộp riêng, hệ thống sẽ báo các lỗi như:
Có lỗi trong quá trình xử lý tờ khai: “NNT phải gửi BCTC cùng với tờ khai 03/TNDN”, “Tờ khai có hiệu lực đế ngày 31/12/2024″…
2. Báo cáo tài chính phải đính kèm trong file nộp Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu số 03/TNDN (TT80/2021)
Báo cáo tài chính → Chọn BCTC với chế độ kế toán đang áp dụng gồm: Bảng cân đối kế toán, Bảng xác định kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
3. Kiểm tra lỗi trước khi kết xuất XML
Bấm Ghi và kiểm tra:
Không còn lỗi đỏ
Không còn cảnh báo sai
Sau đó mới tiến hành kết xuất.
4. Hoàn thiện file Thuyết minh BCTC
Lưu ý quan trọng:
Không được bỏ sót thuyết minh
File Thuyết minh BCTC sau khi hoàn thiện nếu đang lưu dạng Word/Excel 97-2003 Document thì nên mở file và chuyển file (save as) thành dạng Word/Excel Document vì 1 số máy tính sẽ không ký được file dạng 97-2003 Document
III. Cách kết xuất file XML đúng để nộp BCTC
1. Kết xuất XML từ mục Quyết toán thuế TNDN và Báo cáo tài chính
Đây là bước quan trọng nhất.
Sau khi hoàn thành hồ sơ, bấm:
👉 Kết xuất XML
Lưu file vào máy tính.
2. Nhận biết file XML đúng
File đúng sẽ có dạng:
Mã số thuế_03TNDN_2025.xml
Ví dụ:
0312345678_03TNDN_2025.xml
Dung lượng file thường từ 500KB đến 2MB.
IV. Cách nộp Báo cáo tài chính trên Dịch vụ công quốc gia
Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp (TK trước đây dùng đăng nhập trên hệ thống thuế điện tử).
2. Chọn Thủ tục hành chính
Trong trang dịch vụ công chọn mẫu 03/TNDN – Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu số 03/TNDN (TT80/2021) Tìm kiếm:
Chọn khai quyết toán DN theo phương pháp Doanh thu – chi phí
Chọn mục nộp hồ sơ → Hình thức nộp hồ sơ → Nộp tờ khai XML
3. Tải file XML lên hệ thống
Bấm: Chọn tệp: Chọn file XML vừa kết xuất
4. Ký điện tử và nộp hồ sơ
👉 Cắm USB chữ ký số
Bấm: Ký hồ sơ → Bấm: tiếp tục (để đính kèm BCTC và thuyết minh BCTC)
Chọn 2 tài liệu trong phần đính kèm:
BCTC theo chế độ kế toán tương ứng: Bấm chọn file để tải file BCTC lên
Thuyết minh BCTC: Bấm Thêm dòng ở cuối danh mục tài liệu để thêm dòng cho Thuyết minh BCTC và bấm chọn file để tải file lên
👉 Chọn Ký hồ sơ sau khi đã đính kèm BCTC và Thuyết minh → Ký hồ sơ → Nộp hồ sơ
5. Hệ thống thông báo nộp thành công
Nếu thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo:
Nộp tờ khai thành công
V. Cách kiểm tra đã nộp Báo cáo thành công
1. Tra cứu hồ sơ
Vào: Tra cứu hồ sơ → Tra cứu hồ sơ đã nộp → Chọn thời gian và tìm kiếm
2. Kiểm tra tờ khai Quyết toán thuế TNDN
Xem trạng thái hồ sơ đã nộp đã được Cơ quan thuế tiếp nhận hay chưa
Bấm vào link tờ khai để xem tiến trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ
3. Kiểm tra Báo cáo tài chính
Sau khi bấm vào link tờ khai Quyết toán thuế TNDN chọn Xem tài liệu để xem tài liệu đính kèm trong tờ khai đã đầy đủ hay chưa, nếu thiếu thì chọn Bổ sung tài liệu để đính kèm thêm và nộp bổ sung:
Nếu nộp thành công, sẽ thấy đầy đủ các file đính kèm:
BCTC năm 2025
Thuyết minh BCTC
VI. Những lỗi thường gặp khi nộp Báo cáo tài chính và cách xử lý
1. Lỗi phải nộp BCTC cùng tờ khai 03/TNDN
Nguyên nhân: Nộp BCTC riêng
Cách xử lý: Nộp tờ khai XML tờ khai Quyết toán thuế TNDN 03/TNDN và đính kèm file BCTC
2. Không thấy Báo cáo tài chính sau khi nộp
Nguyên nhân: BCTC đính kèm nộp cùng Quyết toán thuế TNDN 03/TNDN
Cách xử lý: Chọn Tờ khai Quyết toán thuế TNDN 03/TNDN đã nộp và xem danh sách tài liệu đính kèm
3. Đã nộp nhưng hệ thống không ghi nhận
Nguyên nhân: Lỗi trong quá trình upload file lên hệ thống
Cách xử lý: Chọn Tờ khai Quyết toán thuế TNDN 03/TNDN đã nộp và chọn Bổ sung tài liệu để nộp lại BCTC đính kèm
4. Không nộp được Thuyết minh BCTC
Nguyên nhân: Định dạng file không hợp lệ
Cách xử lý: Chuyển đổi file Thuyết minh BCTC từ Word/Excel 97-2003 Document thành dạng Word/Excel Document
VII. Hạn nộp Báo cáo tài chính năm 2025
1. Thời hạn nộp
Hạn cuối là: 31/03/2026
2. Kế toán nên nộp sớm để tránh lỗi hệ thống
Gần hạn, hệ thống thường quá tải và dễ phát sinh lỗi.
VIII. Kết luận và lưu ý quan trọng cho kế toán
1. Nguyên tắc quan trọng nhất
Không nộp Báo cáo tài chính riêng.
Phải nộp chung với tờ khai Quyết toán thuế TNDN.
2. Tóm tắt các bước nộp BCTC
Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ trên HTKK
Bước 2: Kết xuất mầu 03/TNDN XML từ HTKK
Bước 3: Nộp XML trên cổng Dịch vụ công và đính kèm BCTC
Bước 4: Kiểm tra kết quả
3. Lời khuyên cho kế toán
Luôn kiểm tra kỹ file XML trước khi nộp để tránh phải nộp lại nhiều lần.
Hy vọng hướng dẫn trên sẽ hữu ích cho các bạn trong quá trình nộp Báo cáo tài chính năm 2025, giúp thực hiện đúng quy định, tránh các lỗi thường gặp và hoàn thành hồ sơ một cách thuận lợi, đúng hạn.
